De werkdagen van 9-5 zijn grotendeels verleden tijd. Bedrijven zijn mobieler en minder gebonden aan een specifieke kantoorruimte dan ooit tevoren. We kunnen vanuit huis werken, in koffiehuizen of coworking spaces - overal waar eigenlijk maar WiFi is. De voordelen van hybride werken zijn legio; je hebt o.a. het comfort van je eigen huis wanneer het tijd is voor ontbijt en lunch, je kunt kiezen welke omgeving het beste is voor verschillende taken en je hebt geen tijdsverlies door woon-werkverkeer. Als gevolg van de coronaperiode zijn we het afgelopen jaar steeds meer hybride gaan werken en willen we niet meer terug naar de oude situatie. Maar hoe richt je je bedrijf hier op in en welke voordelen haal je uit hybride werken? Bij Voice of Secretary ondersteunen we veel klanten die hybride willen werken, soms zelfs vanaf de andere kant van de wereld! In dit artikel leggen we uit hoe je niet alleen als bedrijf maar ook als ondernemer je klantcontact kunt voorbereiden op de hybride werkvorm.
Wat is hybride werken?
Hybride werken is een vorm van werken waarbij personeel zowel thuis kan werken maar ook op flexibele werkplekken in een kantoor. Hybride werken gaat dus verder dan traditionele werkvormen waar je zowel thuis als op kantoor op één plek je werkzaamheden uitvoert. Daarnaast kun je met een goede laptop in principe over de hele wereld werken. Ook ZZP'ers en kleine ondernemers kiezen steeds meer voor een hybride werkvorm, waarbij ze vaak gebruik maken van een externe telefoonservice die niet gebonden is aan een locatie of tijdzones.
Voordelen van hybride werken
Eén ding is zeker: puur logistiek gezien is het veel gemakkelijker om vanuit huis te werken. Hybride werken biedt dan ook vele voordelen voor zowel werknemers als werkgevers. Dat kunnen we ook zeker uit eigen ervaring zeggen omdat onze secretaresses vaak vanuit huis werken wanneer ze bijvoorbeeld avonddienst hebben. Hieronder noemen we de belangrijkste voordelen van hybride werken:
Altijd bereikbaar, waar ook ter wereld
Wij nemen het klantcontact voor uiteenlopende bedrijven uit handen. Dat doen we niet alleen voor bedrijven die wisselen tussen een kantoor- en thuiswerkplek maar ook voor bedrijven die vaak naar andere landen reizen met verschillende tijdzones. In dat geval kan het lastig worden om goed bereikbaar te blijven voor klanten. Onze telefoonservice biedt dan een goede uitkomst, omdat we 24/7 en in het weekend bereikbaar zijn. Op deze manier worden klanten altijd goed geholpen, waar je als ondernemer op dat moment ook bent. Bovendien biedt een telefoonservice een uitkomst om je tijd effectief in de delen en te waken voor een goede werk- en privébalans.
Effectiever met tijd
Door hybride te werken heb je het voordeel dat je je beter kunt concentreren op taken die veel aandacht vragen. Wanneer je echt even de focus moet leggen op een taak kun je ervoor kiezen om thuis te werken. Hier heb je dan niet de afleiding van een dynamische kantooromgeving. Bovendien kun je jouw tijd thuis flexibel indelen door bijvoorbeeld 's middags te sporten en 's avonds nog wat langer door te werken. Wanneer je in het buitenland werkt ben je ook helemaal vrij om jouw werkdagen in te plannen.
Duurzaamheid
Thema's als duurzaamheid en milieu worden steeds belangrijker binnen bedrijven. Duurzaamheid bij hybride werken heeft zowel betrekking op het managen van eventuele uitval van medewerkers als op zorgen voor het milieu. Door optimaal gebruik te maken van thuiswerkplekken, kantoorruimten en coworking spaces, kunnen we files voorkomen, zijn we minder onderweg en voorzien we beter in de persoonlijke voorkeuren van medewerkers.
Investering in medewerkers
Hybride werken kun je ook zien als een investering in jouw medewerkers. Je creëert meer vrijheid voor hen om te kiezen waar ze werken zonder dat dit de samenwerking terwijl je ook goed blijft samenwerken met collega's. Door collega's toe te staan om flexibel te werken en hun eigen tijd in te delen, creëer je een gevoel van vertrouwen en waardering. Dat heeft een positieve invloed op de productiviteit. Ook als ZZP'er of als kleine ondernemer kun je je productiviteit een boost geven door hybride te werken.
Hoe zit het dan met je klantcontact?
Je vraagt je vast af hoe jouw customer service medewerkers de klanten te woord kunnen blijven staan. Deze medewerkers zijn vrijwel altijd op kantoor aanwezig om de telefoon te beantwoorden. Werken vanuit de cloud biedt hiervoor dan de oplossing omdat je op deze manier echt overal telefonisch bereikbaar bent.
Benieuwd wat onze telefoonservice voor jou kan betekenen?
Je bedrijf toekomstbestendig maken voor hybride werken
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers door thuiswerken ook minder gemotiveerd kunnen raken, ondanks de vele voordelen. In een survey van Epson gaf 45 procent van de respondenten aan dat ze niet voldoende aandacht voor hun werk hebben wanneer ze vanuit huis werken. De belangrijkste redenen hiervoor zijn een gebrek aan interactie en een tekort aan de juiste apparatuur en technologie. Hybride werken kan hier juist een oplossing bieden omdat medewerkers zelf kunnen kiezen hoe en waar ze werken. Hieronder noemen we een aantal belangrijke punten om rekening mee te houden:
Interactie door hybride vergaderen
Hybride vergaderen biedt de mogelijkheid om voldoende interactie tussen collega's te houden. Door videovergaderingen in te plannen kunnen we minder op kantoor werken en de samenwerking toch op peil houden. Videobellen geeft naast werk ook de kans om gewoon even bij te praten of een leuke digitale quiz te organiseren. Je wordt natuurlijk ook niet langer beperkt door de locatie waar je op dat moment bent. Of je nu in Nederland of in het buitenland bent, tegenwoordig ben je eigenlijk overal goed bereikbaar.
Goede werkplekken
Een hybride werkomgeving verandert voortdurend. Werknemers zitten niet altijd op dezelfde plaats, wat betekent dat je flexibele werkplekken nodig hebt waar werknemers hun werk goed kunnen doen. Zowel thuis als op kantoor moeten werknemers een goede stoel en bureau tot hun beschikking hebben om fysieke klachten te voorkomen. Ook het beeldscherm moet op de juiste hoogte geplaatst zijn om een gezonde werkplek te creëren. Zorg dus naast een goede werkplek op het kantoor ook voor een goede thuiswerkplek.
Technologie
Kijk ook of de medewerkers toegang hebben tot voldoende technologie. Investeer bijvoorbeeld in extra beeldschermen die medewerkers thuis kunnen aansluiten. Ook goede laptops met camera's zijn belangrijk om elkaar digitaal te kunnen ontmoeten.
Goede service blijven verlenen
Jouw klanten maakt het niet uit of je medewerkers thuis of op kantoor zitten, zolang ze maar dezelfde goede service krijgen. Ook als ZZP'er of kleine ondernemer kun je in principe vanaf verschillende locaties je werkdag flexibel invullen. Wanneer je op meerdere locaties toegang hebt tot een goede werkplek met voldoende mogelijkheden tot interactie, zal het werkplezier ook toenemen. Een telefoonservice kan bijspringen op momenten wanneer je even geen tijd hebt voor het klantcontact. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit maar resulteert ook in meer tevreden klanten.
Benodigde hoeveelheid kantoorruimte
Wanneer jij of collega's gedeeltelijk thuis werken, heb je minder kantoorruimte nodig. In hybride werkculturen is namelijk niet het beschikbare gebouw leidend voor de wijze waarop wordt gewerkt maar juist het type werk. Om hybride werken voor zowel werkgevers als werknemers uitvoerbaar te maken, zullen er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden wanneer collega's thuis werken.
Hybride werken is de toekomst
Dat we niet meer teruggaan naar de situatie voor corona is zeker. In de toekomst zullen we op structurele basis op afstand blijven werken omdat het voor een betere balans zorgt tussen werk en privé. Het kantoor zal daarbij belangrijk blijven voor ontmoetingen en overleg om alle processen op gang te houden. De thuiswerkplek zal vooral gebruikt worden voor taken waarbij medewerkers geconcentreerd moeten zijn. Ook voor de klantenservice wordt hybride werken steeds belangrijker, vooral wanneer je medewerkers klanten buiten kantoortijd te woord moeten staan.
Hybride werken voor ZZP'ers en kleine ondernemers
Ook bij Voice of Secretary merken we dat onze klanten steeds minder gebonden zijn aan een vaste werkplek of zelfs een land. We hebben meerdere klanten die vaak in het buitenland zijn, waar ze hun werkzaamheden uitvoeren. In dat geval kunnen wij het klantcontact opvangen en ervoor zorgen dat de agenda goed gevuld blijft.
Zo werken we onder andere voor Mr. Liane van de Vrugt, die als zelfstandig advocaat haar werkzaamheden verricht. Omdat ze regelmatig aan het reizen is, heeft ze ons hard nodig voor het cliëntcontact en het opmaken en doorsturen van processtukken. Hierdoor kan ze haar reisavonturen perfect combineren met haar werk, met de zekerheid dat haar kantoor VédéVé Legal altijd bereikbaar is voor haar cliënten.
Nieuwsgierig naar onze dienstverlening?
Voice of Secretary ontzorgt bedrijven door hun klantcontact uit handen te nemen. We zitten inmiddels meer dan 20 jaar in het vak en schrijven wekelijks relevante blogs over ons werkveld. Ben je op zoek naar een manier om je klantcontact te optimaliseren en wil je je onderscheiden in de markt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of probeer onze service nu 15 dagen gratis uit. Op de hoogte blijven van handige tips? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.
