Reviews

Ik ben sportarts en heb een gespecialiseerde medische kliniek voor sportblessures en sportgeneeskunde. Voice of Secretary doet alle telefoon en agendabeheer voor mij zodat ik mij in alle rust kan wijden aan de behandeling van mijn cliënten.
Na een instructie training on the floor op hun kantoor over alle voorkomende behandelingen die er zijn, kan ik met een gerust hart dit deel overlaten aan Voice of Secretary ook al gaat dit vanuit een ander deel van Nederland. Mijn cliënten zijn altijd blij een van hen aan de telefoon te krijgen en worden vakkundig te woord gestaan en geadviseerd. Ik ben hier heel blij mee. Ik heb er geen omkijken naar en er zijn never nooit bezettingsproblemen. Het werkt als een trein en het bespaart mij onnodige loonkosten. Voice of Secretary is een uitkomst voor mij!

ABC Clinic is een privékliniek in Breda voor injectables en plastische chirurgie. Wij werken sinds 2016 intensief samen met Voice of Secretary. Door de samenwerking met Voice of Secretary is de bereikbaarheid en het servicelevel van ABC Clinic op een hoog niveau gekomen voor cliënten en potentiele cliënten van onze privékliniek. Wij zijn in 2016 gestart met de samenwerking omdat wij in de avonduren de meeste traffic genereren op onze website. Veel mensen zitten overdag op kantoor en vragen daarom de in de avonduren veelal informatie aan omtrent een van onze diensten. Waar we voorheen tot 18.00 uur bereikbaar waren zijn we dat nu tot 22.00 uur voor het maken van een afspraak. Omdat we wettelijk verplicht zijn om altijd (lees 24/7) bereikbaar te zijn voor cliënten heeft Voice of Secretary dit ook op zich genomen. Daarbij zijn de maandagochtenden qua telefoonverkeer ook erg druk en hebben we met Voice of Secretary een uitstekende backup om alle inkomende telefoontjes te beantwoorden. Natuurlijk vergt een goede samenwerking tijd en moeten de processen en behandelingen duidelijk zijn voor eenieder, maar dat is allemaal in prima overleg gegaan. Nog steeds hebben we frequent overleg om de samenwerking continue te optimaliseren en updaten.

Conclusie is dat we als privékliniek niet meer zonder de diensten van Voice of Secretary kunnen.

Voice of Secretary beantwoordt voor ons buiten openingstijden en dus zelfs ’s nachts op een uitstekende wijze de telefoon.
Als je als ondernemer optimaal bereikbaar bent, levert dat je klanten op. Bellende klanten zijn klanten die direct tot actie willen overgaan. Daarom is het belangrijk om je telefonie optimaal in te richten. Optimaal bereikbaar zijn is wat anders dan altijd bereikbaar zijn. Je wilt als ondernemer namelijk niet altijd de telefoon opnemen, maar je wilt wel dat je klanten altijd een goede ervaring hebben wanneer ze je bellen.

Hoe regel je dat dan?

Een antwoordservice is een bedrijf dat de telefoontjes voor je beantwoordt uit naam van jouw bedrijf. Maak je goede afspraken met jouw antwoordservice, dan kun je deze zelfs toegang geven tot je bedrijfsagenda zodat deze afspraken kan inplannen voor je. Een antwoordservice is daarmee zoveel meer dan een voicemail. Bellers krijgen echt persoonlijk contact en hebben daarmee een goede ervaring. Ben je klant bij Voys, dan is het voordelig om een antwoordservice te nemen die ook bij Voys is aangesloten, want dan betaal je geen doorschakelkosten en kan de antwoordservice eenvoudig zien welk bedrijf er belt naar jouw nummer. Voice of Secretary is hiervoor een geschikte keuze.

Al een groot aantal jaren is Voice of Secretary het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten. Zij nemen 24/7 onze telefoontjes aan, beantwoorden vragen en verstrekken informatie. Ook beheren zij onze agenda, plannen afspraken in en versturen de bevestigingen daarvoor. Voice of Secretary is een absoluut verlengstuk van ons bedrijf. Zij zorgen ervoor dat we 24/7 bereikbaar zijn en dat ons bedrijf ook tijdens vakanties gewoon doordraait en er afspraken gemaakt kunnen worden. Het leukste is als een cliënt bij ons binnenkomt en ervan uitgaat zojuist met mij of mijn partner gesproken te hebben terwijl dat in werkelijk een van de dames van Voice was. Voice of Secretary is echt een onmisbaar onderdeel van ons bedrijf geworden.

Al vanaf de oprichting van mijn kantoor in april 2005 maak ik gebruik van de diensten van (thans) Voice of Secretary. Mijn cliënten hebben het gevoel dat ik veel secretaresses heb die allemaal precies op de hoogte zijn van mijn agenda. In werkelijkheid zit mijn antwoordservice aan de andere kant van het land en heb ik niet eens alle “meiden” gezien. Dat hoeft ook niet: ik bel mijn bereikbaarheid door zodat ze weten wat ik uitspook. En mijn cliënten weten ook dat, als zij niet mij maar een van de dames van Voice of Secretary aan de telefoon hebben, zij de boodschap correct doorgeven en zo snel mogelijk worden teruggebeld. Een betere (antwoord) service kun je je als advocaat niet wensen!

In verband met onze 24 uur service was WazoRiool op zoek naar een betrouwbare partner om na kantoortijd (tussen 17:00 uur - 08:00 uur) in de weekenden en op feestdagen de telefoontjes af te vangen. Na een eerste kennismaking was WazoRiool er al snel uit dat we met een professioneel bedrijf te maken hadden. Omdat WazoRiool op het gebied van riolering en de bijbehorende calamiteiten te maken heeft is het dan ook belangrijk om 24 uur per dag, 7 dagen in de week bereikbaar te zijn. Samen met Voice of Secretary is dat na een aantal weken try out dan ook prima gelukt en in goede banen geleid. Naast een commerciële insteek hebben de medewerksters een goed gevoel voor dienstverlening. Dit is wat wij bij WazoRiool ook uit willen dragen en dit wordt door de medewerkster van Voice of Secretary prima vertaald naar onze klanten maar minstens zo belangrijk ook naar onze monteurs. Binnen Voice of Secretary is er altijd tijd en ruimte om in goed overleg zaken af te stemmen. Heldere en duidelijke communicatie (zelfs in de nachtelijke uren!). Mocht u twijfelen, doe dat niet en probeer het uit. Wij willen niet meer anders.

De meisjes van de Voice of Secretary helpen ons om nooit een gesprek te missen.
Als we zelf in gesprek zijn, of niet de mogelijkheid hebben de telefoon aan te nemen aan de balie, kunnen we rekenen op de back-up van de Voices of Secretary.

Het is een team van uitstekend opgeleid personeel, wat ons bedrijf veel werk uit handen neemt wat telefoonafhandeling en agendaplanning betreft.
Alle telefoontjes worden op een nette, correcte manier beantwoord, en via een email-bericht aan ons bevestigd, zodat wij indien nodig actie kunnen ondernemen.
Ook op vroege tijden en in de avonduren, wat voor ons bedrijf als Lasercentrum zo belangrijk is, omdat we ook veel in de avonduren en op de zaterdagen werken.
Ons bedrijf is gegroeid, met 3 vestigingen in Breda, Eindhoven en Zoetermeer en zonder hun steun was het nooit gelukt de kwaliteit te leveren waar ons bedrijf voor staat.

We zouden echt niet meer zonder dit fantastische team kunnen, een aanbeveling voor ieder bedrijf met veel telefoonverkeer.

Een samenwerking op het vlak van professionele ondersteuning van receptie en telefonie taken als ook inhoudelijke ondersteuning van onze backoffice. Communicatieve kracht van zowel de ingezette professionals vanuit Voice of Secretary als ook vanuit de directie maakt dat de samenwerking altijd goed verloopt. Zowel structurele als ad hoc wensen zijn en worden vertaald naar haalbare oplossingen. Ook in de toekomst blijven we daar waar gewenst denken aan deze betrouwbare samenwerkingspartner