Hoe zorg je voor voor een goede werk en privé balans? Een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Tegenwoordig werken we steeds meer online en zijn we op verschillende manieren bereikbaar. Als ondernemer ben je dan ook sneller geneigd om ook in je vrije tijd klanten te woord te staan via de mail, WhatsApp, chat en telefoon. Daarnaast werken we steeds meer vanuit huis, wat ook voor een verstoorde werk-privébalans kan zorgen. En dat leidt uiteindelijk tot veel stress en een verhoogde kans op een burn-out.
Bij Voice of Secretary zijn we gespecialiseerd in klantcontact en nemen we het telefoon- en agendabeheer uit handen voor bedrijven in uiteenlopende branches. Uiteraard is het geen geheim dat we je willen overtuigen van de voordelen van onze diensten, maar we hebben ook een aantal praktische tips die je nu al kunt gebruiken om je klantcontact beter te stroomlijnen. Deze tips zijn gebaseerd op onze eigen ervaringen en die van onze klanten. Nieuwsgierig? Lees dan verder!
Tip 1: Neem je vrije tijd
Veel ondernemers hebben in het verleden een burn-out gehad of ervaren op dit moment veel stress. En dat heeft een nadelig effect op je gezondheid en uiteindelijk ook je werk. Daarnaast kan een verstoorde balans het werkproces zodanig vertragen dat je niet meer productief bent. Daarom is het juist zo belangrijk om vrije tijd voor jezelf in te plannen en je hier ook aan te houden! Hierdoor ben je op je werk weer productiever en daar profiteren je klanten ook weer van. Hoe pakken wij dit zelf aan? In onze vrije tijd en tijdens vakanties spreken we af om het werk echt even helemaal opzij leggen. Een commitment waar we ons allen aan houden! Wat we in de praktijk toepassen:
- Heb je een vrije dag opgenomen? Dan beantwoordt een andere collega belangrijke mailtjes die in je inbox binnenkomen.
- Collega's stellen altijd een autoreply in bij afwezigheid. Dit lijkt voor de hand liggend, maar wordt in de praktijk toch vaak vergeten.
- Al het telefoonverkeer wordt doorgeschakeld naar collega's.
- Je werktelefoon staat in je vrije tijd en tijdens vakanties uit en blijft op kantoor.
- Zien we dat je toch bezig bent met je werk in je vrije tijd? Dan nemen we hierover contact met je op.
- Collega's respecteren elkaars vrije tijd.
Tip 2: Focussen op één ding tegelijk
De meeste klanten van Voice of Secretary geven aan dat ze naast hun reguliere werkzaamheden simpelweg geen tijd hebben voor klantcontact en dat ze hierdoor in problemen kunnen komen met hun time management. Ze zijn vaak tussendoor aan het bellen of werken 's avonds hun mail nog bij. En dat zorgt voor stress en kan een verminderde productiviteit voortbrengen.
Onlangs spraken we een klant die sportarts is en al zijn telefoonverkeer via Voice of Secretary laat lopen. We vroegen aan hem wat de toegevoegde waarde is van onze diensten: “Doordat al mijn telefoonverkeer via Voice of Secretary loopt, kan ik mij tijdens de behandelingen volledig focussen op de patiënt. Er zit altijd iemand paraat om de telefoon op te nemen en afspraken in te plannen. Dat geeft mij enorm veel rust!"
Wil je weten hoe jij je meer kunt focussen op je werk naast het beantwoorden van mailtjes en telefoontjes? Hieronder een aantal regels die je verder helpen:
- Ruim tijd in waarop je klanten (terug)belt en je mailbox bijwerkt. Hierdoor kun je terugkerende taken beter managen en op andere momenten je focus verleggen op primaire taken. Dit helpt je enorm in je werk privé balans.
- Laat in je voicemail duidelijk weten dat je op een later moment terugbelt. Vraag de beller om een naam, bericht en nummer achter te laten. De reactietijd wordt namelijk ontzettend overdreven. Zolang klanten weten waar ze aan toe zijn, willen ze best even wachten.
- Maak je gebruik van WhatsApp Business? Stel automatische antwoorden in en laat klanten weten dat je op een later moment hen te woord staat.
- Geef op je website aan op welke momenten je telefonisch bereikbaar bent.
- Verwijs klanten eventueel door naar een FAQ op je website.
- Stel prioriteiten, welke taken zijn op dit moment het belangrijkst? Werk deze vervolgens één voor één af voor een goede balans.
- Ga flexibel werken en bepaal zelf hoe je je uren gedurende de week indeelt.
- Maak afspraken met collega's voor een goede taakverdeling.
- Volg een time management training.
Tip3: Wees niet te perfectionistisch
Ervaar je ook dat je werk nooit helemaal af is en dat er altijd iets valt te verbeteren? De praktijk wijst uit dat perfectionisme productiviteit vermindert. Bovendien kun je meer stress ervaren als je nooit helemaal tevreden bent over je werk. Probeer taken af te ronden om de balans tussen werk en privé goed te houden.
Tip 3: ‘Yes man’
Wel eens gehoord van de filmkomedie 'Yes Man'? In deze film vertolkt Jim Carrey het karakter Carl Allen, die een jaar lang alle vragen met 'ja' moet beantwoorden. Een scenario dat natuurlijk voor veel hilarische problemen zorgt en in de echte wereld ondenkbaar is. Toch zien we in de praktijk dat veel ondernemers min of meer ook 'Yes Man' zijn en het liefst alle verzoeken van klanten met 'ja' beantwoorden, terwijl ze onvoldoende capaciteit hebben. En dat gaat vaak weer ten koste van hun service. Bij onze klanten trappen we dan soms even op de rem wanneer we zien dat de agenda overloopt. Naast dat wij afspraken zo efficiënt mogelijk inplannen, kunnen we op deze manier klanten helpen met een goede werk privé balans. Belangrijke les: Leer om af en toe ook 'nee' te zeggen. Het is een feit dat succesvolle mensen nooit op ieder verzoek ingaan.
Tip 4: Uitbesteden
En natuurlijk willen we je ook vragen om eens te kijken naar de voordelen van een externe telefoon- of antwoordservice. Een virtual assistant die namens jouw bedrijf de telefoon aanneemt zorgt niet alleen voor meer rust, maar ook voor een hogere omzet! En dat is wat we ook vaak terughoren van onze klanten die al meerdere jaren gebruik maken van onze diensten. Door herhalende taken zoals het opvangen van het telefoonverkeer en agendabeheer uit te besteden, houd je per week gemiddeld 5 uur extra over om te besteden aan je core business. Daarnaast betaal je naast een klein basisbedrag alleen voor de momenten dat je telefonie daadwerkelijk wordt doorgeschakeld. Een efficiënte manier dus om meer geld te verdienen. En misschien nog wel het allerbelangrijkste: Je klanten hoeven nooit meer in de wacht te staan!
Tip 5: Neem je rust
Beperk je schermtijd en zorg dat je 's avonds (vooral voordat je gaat slapen) even iets anders doet en je hoofd leeg kunt maken. Hierdoor heb je op het moment dat je naar bed gaat minder last van prikkels en zul je ook beter slapen. Probeer op een bepaald tijdstip bijvoorbeeld een boek te lezen, ga wandelen en besteed tijd aan je hobby's of ga sporten. Dit helpt je ontzettend in je werk privé balans. Merk je dat je iedere avond uitgeput bent? Probeer dit juist te doorbreken door ontspannende activiteiten te ondernemen. Door duidelijke grenzen te trekken kun je je kostbare tijd tijdens werk ook beter benutten.
Tip 6: Geef aandacht aan belangrijke dingen
Vraag jezelf af waar je echt energie van krijgt. Uiteraard heb je veel passie voor je werk, maar bepaalde taken zoals het agendabeheer en andere administratieve zaken zorgen bij veel ondernemers voor een energielek. Maak daarom genoeg tijd vrij voor activiteiten waar je energie van krijgt, zowel privé als in je werk. Een goede balans bereik je uiteindelijk door dingen te doen die je leuk vindt.
You do you
Er is maar één jij! Niemand kan jou vervangen. Zorg daarom goed voor jezelf, want daardoor kun je ook beter presteren tijdens je werk. Door altijd maar over te werken loop je meer risico op een burn-out, waardoor je er niet meer kunt zijn voor je klanten. Las af en toe een pauze in en ga eens op een lange vakantie! Wees kritisch naar je eigen workflow en wees realistisch in het aantal afspraken dat je kunt inplannen. Besteed taken uit die jou veel energie kosten en teveel tijd innemen naast je primaire werkzaamheden. Als laatste willen we je meegeven dat 'nee' af en toe ook een antwoord is als je agenda helemaal vol zit.
Zorg goed voor jouw business door je werk- privébalans te verbeteren!
