Diensten van Voice of Secretary

Focus op jouw talent met een virtueel assistent

Als je een ondernemer of freelancer bent op welke markt dan ook, is het belangrijk dat je je kunt focussen op wat jij het beste kunt. Dit betekent niet dat de andere taken verdwijnen maar wel dat ze minder aandacht vragen.

Virtueel assistent bij Voice of Secretary

Voice of Secretary is een klein team van ervaren, gediplomeerde en gemotiveerde young professionals die jouw virtueel assistent kunnen worden. Wij helpen je graag verder met al jouw secretariële-, administratieve- en/of boekhoudkundige taken. Door deze taken uit te besteden aan een virtueel assistent van ons, heb je meer tijd over voor datgene waar jij goed in bent: ondernemen!

 

Wat is een virtueel assistent?

Een virtueel assistent is iemand die je helpt met de taken waar jij eigenlijk geen tijd voor hebt of minder goed in bent.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om boekhouding, e-mailbeheer, social media, agenda beheer en van website onderhoud tot telefonische acquisitie. Een virtueel assistent is daarom ook een uitkomst voor kleine bedrijven en ZZP’ers.

Wanneer je kiest voor een virtueel assistent op afstand heeft dat meerdere voordelen. Een belangrijk voordeel is dat deze over het algemeen minder kost. Een ander voorbeeld is dat je zelf kunt bepalen hoeveel uren je wilt besteden aan een project en dus meer flexibiliteit hebt.

Ga bezig met jouw interesse(s)

Daarnaast is het voor startende ondernemers belangrijk om bezig te gaan met nieuwe ideeën binnen de eigen expertise. Als jouw geweldige ideeën gestalte krijgen, kan dit zorgen dat je bedrijf snel kan groeien en jij dus steeds meer secundaire taken uit handen kunt geven. Daardoor bespaar je natuurlijk tijd; de tijd die onze virtual assistant jou kan leveren.

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers alles zelf proberen te doen en daardoor geen tijd meer hebben voor hun core business. Gebeurt dit ook vaak bij jou? Dan kan een virtueel assistent van Voice of Secretary uitkomst bieden! Wij zetten voor jouw gemak hieronder al onze diensten even op een rijtje.

Een virtueel professional voor al jouw secretariële taken

Op het eerste gezicht zul je misschien denken dat je nog geen virtueel assistent nodig hebt. Maar er zijn meer (terugkerende) taken dan je denkt, die onze virtual assistant graag uit handen neemt.

Assistent met een opleiding

Ben jij bijvoorbeeld een digital nomad, die niet op vaste tijden beschikbaar is, dan neemt onze virtueel professional (vp) graag taken uit handen. Een virtueel assistent van Voice of Secretary heeft interne opleidingen gehad. Deze interne opleidingen van VoS zorgen ervoor dat wij een onweerstaanbaar vp-aanbod hebben; andere ondernemers spreken al lovend over deze werkzaamheden die wij uitvoeren vanaf ons eigen kantoor.

 

Telefoon- en antwoordservice

De meest gevraagde expertise bij Voice of Secretary is telefonische bereikbaarheid garanderen voor jouw bedrijf. Een VoS virtueel assistent werkt 24/7, wij zorgen dus voor bereikbare communicatie wanneer jouw onderneming dat nodig heeft. Dit doen wij voor ZZP'ers en kleine ondernemingen, maar ook voor het MKB en multinationals.

Hoe werkt het?

De telefoon- en antwoordservice werkt als volgt: Ondanks de afstand ondersteunt VoS jouw kantoor met de inkomende telefoontjes. Vervolgens proberen wij de beller zo goed mogelijk te adviseren.

Voicenet

Wij houden alles bij in ‘Voicenet’, onze intern Intranet systeem, waarin wij makkelijk kunnen noteren wie er heeft gebeld, waarom er is gebeld en of er nog vervolgstappen ondernomen moeten worden. Met onze virtueel assistent (V.A. doe jij dus alleen de echt noodzakelijke telefoongesprekken.

Interne opleiding

Onze virtueel assistent heeft interne opleidingen gevolgd op het gebied van klantcontact. Daarnaast krijgt onze virtueel assistent een opleiding om (de zakelijke markt van) jouw bedrijf te begrijpen om zo jou als opdrachtgever effectief te kunnen helpen.

De virtueel assistent weet, door deze interne opleidingen, precies hoe het klantcontact het beste aangepakt kan worden.

Onze virtueel assistent werkt als online helpdesk en callcenter

De virtuele assistenten van Voice of Secretary kunnen helpen met het opzetten van een online helpdesk. Dit is een plek waar je klanten terecht kunnen voor al jouw producten en diensten. Hierbij staat service en klanttevredenheid altijd voorop!

Callcenter

Ook wanneer je een callcenter nodig hebt, kan Voice of Secretary inspringen. Wij bieden telefonische ondersteuning op maat waarbij naast de commerciële effectiviteit de klantvriendelijkheid centraal staat. Daarnaast helpen wij graag met het benaderen van potentiële klanten.

Als één van onze virtuele assistenten aan de slag gaat met het bellen van leads of prospects, dan zorgen wij ervoor dat de interesse in jouw bedrijf wordt gewekt.

 

Medische assistentie

Ons ondernemerschap komt eveneens kijken bij medische assistentie. Wij hebben gespecialiseerde management assistenten die de afgelopen 8 jaar getraind zijn d.m.v. interne opleidingen en cursussen zodat we kunnen samenwerken bij het leveren van medische assistentie.

Onze assistenten werken nu al in opdracht voor sportmasseurs, lasercentra, cosmetische en paramedische klinieken.

Andere taken die je aan onze assistent kan geven

Onze virtuele assistent adviseert mensen zonder dat onze virtueel assistent op de plek van de arts gaat zitten. We zijn globaal gezien een online business assistant voor jouw bedrijf; de taken die we uitvoeren zijn namelijk:

  • De agenda beheren;
  • Andere mensen helpen en adviseren;
  • Communicatie: e-mail en telefonisch contact;

Hierdoor zorgen wij ervoor dat klanten niet gaan shoppen bij andere ondernemers.



Probeer onze service
nu 15 dagen gratis.

Ziekteverzuimregistratie door onze virtueel assistenten

Door de verzuimregistratie van jouw eigen kantoor uit te besteden is er altijd een objectieve registratie; hierdoor verliest jouw kantoor zijn authenticiteit niet. Wij nemen ook de benodigde privacy in acht zodat opvolging en samenwerking goed verlopen.

Echt altijd beschikbaar

Onze online business assistant zorgt ervoor dat er altijd iemand beschikbaar is: zelfs als er mensen op vakantie zijn. Zo krijgen de ziekteverzekeraars, wanneer gewenst, ook een duidelijk verzuimoverzicht van onze virtueel assistent.

Nauwkeurige dienstverlening

Wij noteren nauwkeurig de zieke medewerkers en zorgen dat er weet is van het gehanteerde verzuim systeem systeem van de opdrachtgever. Zo gaat samenwerken op de beste manier en ontstaat er geen ophef op de werkplek.

Om de voordelen van onze virtual assistant nog een keer op een rij te zetten, hierbij een overzicht:

  • Onze virtueel assistent registreert dag en nacht. Handig voor internationale maar ook andere bedrijven met veel mensen in dienst;
  • Onze virtueel assistent zorgt ervoor dat u ook goed bereikbaar bent buiten de werktijden van jouw bedrijf.

Secretariële werkzaamheden door onze virtual assistant

Ervaar het gemak van een virtuele assistent van VoS. Zij fungeert als secretaresse op afstand alsof het je eigen secretaresse is. De secretariële werkzaamheden die onze virtual assistent levert zijn onder andere:

  • Notuleren (op afstand of locatie);
  • Agendabeheer;
  • E-mailbeheer en andere zakelijke correspondenties;
  • Organisatie van evenementen;
  • Teksten schrijven en redigeren;
  • Debiteurenbeheer;
  • HR management;
  • Detachering.

Andere werkzaamheden van jouw virtueel assistent

Daarnaast zijn er nog een aantal gerelateerde taken die onze support professionals met plezier op zich nemen:

  • Telefonische enquêtes afnemen;
  • Debiteuren aanmanen;
  • Opvolgen van offertes;
  • Begeleiden en adviseren van klanten op jouw platform;
  • Gegevensvalidatie;
  • Content en social media beheer.

Juridische secretariële werkzaamheden

Onze virtual assistants staan ook hun mannetje als het gaat om juridische werkzaamheden; dit is dan ook één van onze meest gevraagde diensten. De juridische secretaresses van Voice of Secretary hebben verstand van een aantal taken op het juridische vlak die jouw taak als jurist zullen verlichten.

Wat onze virtueel assistent kan

Onze assistent werkt snel en zorgt dat last minute binnenkomende opdrachten zoals (proces)stukken worden verwerkt. Daarnaast kunnen we nauw samenwerken door bijvoorbeeld juridische documenten naar de rechtbank te faxen of zorgt onze assistent ervoor dat het meegegeven wordt aan een koerier.

Professioneel ondernemerschap

Deze belangrijke voeren wij op professionele wijze uit: Zo werken wij bijvoorbeeld met AVG-proof gescreende professionals. Ons ondernemerschap komt ook om de hoek kijken bij de taken die wij uit handen nemen waardoor jij en jouw juridische assistenten geconcentreerd door kunnen werken zonder dat jouw werkplek constant verstoord wordt door inkomende telefoontjes.

Tarieven

Aretha Franklin

Vanaf p.m.
€6500
30 - 50
gesprekken

Een swingend & uptempo abonnement met respect voor je portemonnee. 

Tina Turner

Vanaf p.m.
€9500
50  tot 100 gesprekken

Een abonnement voor een energiek bedrijf dat op sterke benen staat. 

A Capella

Vanaf p.m.
€2000
flexibel aantal gesprekken 
(0 - 1000 gesprekken)
Een basis abonnement voor éénpitters, start-ups en bedrijven met sterk wisselend telefoonverkeer.

Nina Simone

Vanaf p.m.
€15500
100  tot 250 gesprekken

Een dijk van een abonnement voor de meer volumineuze bedrijven.

Full Choir



Op aanvraag
vanaf 250 gesprekken

Een custom-made abonnement voor bedrijven die zich op volle sterkte willen laten horen.

.
Je kunt op elk moment een abonnement kiezen dat beter bij je telefoonverkeer past. 
Wij zingen graag het hoogste lied voor je bedrijf.
Start nu met onze service

Wie zijn wij?

Voice of Secretary werkt  graag als  jouw virtueel assistent. Als virtueel assistent zijn wij graag de stem en tekst van jouw bedrijf en een ondersteuning in jouw werk en beroep. Wij streven ernaar dat onze virtueel assistent alles uit handen kan nemen waardoor jij gewoon lekker kan doen waar je goed in bent.

Daarnaast groeit onze virtueel assistent graag mee met jouw bedrijf. Als verlengstuk van jouw bedrijf zorgen we dat wij dat onze virtueel assistent net zoveel aankan als verwacht wordt van de grootte van jouw bedrijf.

Onze missie

Bij Voice of Secretary en de virtueel assistent draait het beroep namelijk om onze missie: "Wij geloven niet in: what's in it for me maar: what's in it for the two of us." Onze virtueel assistent heeft altijd een luisterend oor en begrijpt wat jij voor ogen hebt om samen te bouwen aan een toekomstgericht bedrijf.

Abonnementen

Wij hebben verschillende abonnementen voor verschillende taken. Zo hebben wij een paar vaste abonnementstypes als container begrip die passen bij elke opdrachtgever:

  • Aretha Franklin: 30 - 50 gesprekken per maand
  • Tina Turner: 50 - 100 gesprekken per maand
  • Nina Simone: 100 - 250 gesprekken per maand

Flexibele abonnementen

Daarnaast hebben we flexibele abonnementen met een eigen uurtarief die passen bij iedere vraag en/of opdracht. Ben jij klaar voor een nieuwe stap voor jouw eigen kantoor? Onze virtueel assistent weet overal raad mee. Wij kunnen elk beroep ondersteunen en elke opdrachtgever laten groeien door hulp te bieden binnen online marketing.

Secretaresse support collega 3 bij Voice of Secretary

Iedereen een passend tarief

Wij hebben een eigen uurtarief en rekenen alleen de uren die wij daadwerkelijk voor jou werken. Daardoor hoef je alleen zaken uit te besteden wanneer er ook echt werk is. Onze virtueel assistent weet hoe jij het beste ondersteunt kunt worden, daarom praten wij ook graag over een passend tarief bij jouw mogelijkheden en wensen

Overige taken die onze virtueel assistent uit handen neemt

Tot slot bent u met onze virtueel professional ook geen tijd kwijt aan:

  • Het verzorgen van juridische stukken en na aanleiding van een opdracht een dossier vormen;
  • Ordenen en verzendklaar maken van een specifieke taak zoals processtukken;
  • Online intake verzorgen voor nieuwe cliënten, zo kunnen wij jouw juridisch kantoor laten groeien;
  • Communicatie met cliënten zoals, telefoonaanname en e-mail correspondentie;
  • Inplannen van zittingen bij verschillende aanbieders en andere soorten agenda-planning.

Al onze diensten op een rij

Lang verhaal kort: Een virtueel assistent van Voice of Secretary weet precies waar jij ondersteuning nodig hebt en zorgt ervoor dat jij jouw beroep zo goed mogelijk uit kan voeren.

 

Meer informatie?

Wil je meer weten over onze diensten of heb je ideeën over hoe wij jou kunnen helpen? Neem gerust contact met ons op!

Wil je graag meer informatie over onze virtuele assistent? Neem dan contact op met ons kantoor. Wij vertellen je dan alles wat je wilt weten over onze diensten en de tarieven. Ook als je advies nodig hebt bij het kiezen van de juiste abonnement kun je bij ons terecht. Onze medewerkers staan voor je klaar en helpen je met alle plezier.

Vriendelijke groeten van onze virtuele assistent(en).

"Bellende klanten zijn klanten die direct tot actie willen overgaan. Daarom is het belangrijk om je telefonie optimaal in te richten. Een antwoordservice is daarmee zoveel meer dan een voicemail Voice of Secretary is hiervoor een geschikte keuze."
Joris Beltman
Voys

Wij zijn er voor jou

MKB
ZZP
Multinationals
Advocaten
Medische klinieken
Voor het MKB vullen wij aan, daar waar snel moet worden opgeschaald. Ook bij ziekte en zwangerschapsverlof vullen wij de gaten die ontstaan zijn. 
Vul je frontoffice op afstand aan.
Probeer 2 weken gratis
Voor zzp’ers zijn wij een uitkomst. Als éénpitter wil je gewoon je business doen zonder gestoord te worden tijdens je klantgesprekken of focus uurtje.
Werk nu ongestoord door.
Probeer 2 weken gratis
Voor grote en internationale bedrijven fungeren wij als aanvullende helpdesk, verzuim meldpunt of overflow voor receptie. Onze secretaresses spreken naast ABN vloeiend Engels, Duits, Spaans en Frans.
Laat ons je visitekaartje zijn.
Probeer 2 weken gratis
Een van onze geliefde uitdagingen: juridische assistentie. Wij zijn onmisbaar voor onze “opdrachtgevers in toga” doordat we snel in te schakelen zijn bij deadlines, digitale intake, notulen, het vervaardigen, typen en verzenden van stukken voor confrères en rechtbanken.
Werk nu ongestoord door.
Probeer 2 weken gratis
Met meer dan 8 jaar ervaring in medische assistentie helpen wij ondermeer sportmasseurs, lasercentra, cosmetische en paramedische klinieken hun agenda vol te krijgen en te houden.
Bespaar loonkosten en zet meer om. 
Probeer 2 weken gratis

Binnen een halve dag up & running?

Stap 1

Vul het contactformulier in of mail ons. Wij nemen dezelfde dag nog contact met je op voor een kennismaking. Nog sneller beginnen? Bel ons nu.

Stap 2

Jij ontvangt je unieke doorschakel nummer en de inloggegevens van ons CRM systeem.

Stap 3

Onze telefonistes verdiepen zich in jouw bedrijf, instructies en website. Jij schakelt door en hebt geen omkijken meer naar de telefoon.
usersphone-handsetbriefcasearrow-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram