8 september 2021

Telefoonservice advocaten en juristen

Het is voor advocaten en juristen altijd een hele klus om op tijd (proces)stukken aan te leveren bij de rechtbank. Door het uitbesteden van het klantcontact en het opmaken van processtukken, zijn advocaten en juristen in staat om veel efficiënter te werken. Bovendien leveren externe telefoonservices maatwerk en dragen bij aan een hogere klanttevredenheid. Benieuwd wat een telefoonservice voor u als advocaat of jurist kan betekenen? In deze blog leest u alles wat u moet weten.

Beginnend jurist, meer deadlines halen 

Bent u beginnend jurist en het hoofd van uw eigen praktijk? of heeft u juist een druk kantoor en moet u de boel goed op orde houden? Dan is het uitbesteden van uw klantcontact en het laten opmaken van processtukken de uitkomst om een hoge kwaliteit te waarborgen. U bent flexibel en kunt daardoor meer deadlines halen. 

Geen mobiel meer in de rechtbank

Door uw klantcontact uit te besteden kunt u zich in de rechtbank volledig focussen op een zaak. Ondertussen zorgt een externe antwoordservice ervoor dat u nooit onbereikbaar bent en worden uw cliënten geholpen door iemand met een vriendelijke telefoonstem. Daarnaast kan een professionele telefoonservice uw agenda beheren en een tijdstip afspreken waarop u de cliënt helpt met een juridische vraag.

Gedetailleerd verslag per e-mail van elk gesprek

Als advocaat of jurist bent u gewend om op een efficiënte en professionele manier met de cliënt te communiceren. Een externe telefoonservice of virtual assistent maakt gedetailleerde verslagen van de gesprekken die zijn gevoerd. Zo worden de telefoonnummers genoteerd, weet u precies hoe lang het gesprek duurde, wat er werd besproken en of de cliënt tevreden is over de afspraken die zijn gemaakt. U heeft dus altijd inzicht en controle over de gesprekken, waardoor u kunt controleren of de kwaliteit van de professionele telefoonservice aan uw wensen voldoet.

Opmaken van processtukken uitbesteden

Wilt u snel en kwalitatief hoogwaardige processtukken opmaken? In dat geval is het raadzaam om dit uit te besteden aan een externe virtual assistent. Deze is gespecialiseerd in het opstellen van processtukken voor de rechtbank. De kwaliteit van deze processtukken is hoog, vooral wanneer u samenwerkt met een ervaren partij. Als advocaat of jurist krijgt u ook veel te maken met last minute opdrachten, waardoor u vaak in uw vrije tijd ook nog bezig bent. Een secretaresse voor advocaten verwerkt binnenkomende opdrachten meteen als (proces)stukken en stuurt deze tijdig door naar de rechtbank. Hierdoor bent u sneller dan andere juridische dienstverleners.

24/7 bereikbaar

Een externe antwoordservice is 24/7 bereikbaar, waardoor u ook in het weekend of in de avonduren cliënten goed te woord staat. Een antwoordservice is daarbij ook superhandig om uw agenda te beheren. U kunt via een online platform zien wanneer de afspraak is gemaakt en wanneer u terugbelt naar de cliënt. Na een gesprek ontvangt u altijd een gespreksverslag, wat u in staat stelt om alle vragen en verzoeken op kordate wijze af te handelen.

Kostenbesparing door telefonische bereikbaarheid

Een antwoordservice maakt meestal gebruik van een digitale telefooncentrale, wat kan leiden tot een flinke kostenbesparing. In het geval van een advocatenpraktijk is de investering in een advocaten antwoordservice vaak al binnen drie maanden terugverdiend, vooral doordat u betaalt naar gebruik. Naast een optimale telefonische bereikbaarheid bespaart u ook nog eens op de kosten van uw vaste mobiele telefoon.

Besparing op personeel en kantoorruimte

Vaste telefonistes zijn vaak noodzakelijk bij grote advocatenkantoren of juristenpraktijken. Door een externe virtuele assistent in te huren, is het mogelijk om vaste telefonistes overbodig te maken. Het voordeel van virtuele assistenten is dat ze zeer flexibel zijn, waardoor u nooit teveel betaalt. 

Werven van cliënten via telefoonservice

Zoekt uw kantoor naar een manier om nieuwe cliënten te werven? Een externe klantenservice of virtual assistant kan de online intake van nieuwe cliënten verzorgen. Op deze manier bespaart u een hoop tijd! Een online intake houdt in dat de cliënt samen met de assistente zelf zijn of haar informatie invult en doorloopt. De virtuele assistent helpt het gesprek op gang te houden, ondersteunt in het verwerken van de informatie en zorgt dat u steeds up-to-date bent.

AVG proof en gescreende telefonistes

Telefoonservice advocaten en juristen: veiligheid staat voorop! Een online antwoordeservice is superveilig, omdat alle telefonisten gescreend zijn. Zij beschikken over voldoende kennis en ervaring om binnen uw bedrijf/kantoor werkzaam te zijn. De telefonistes worden op de hoogte gehouden van recente ontwikkelingen rondom de privacywet AVG. Naast een goede telefonische bereikbaarheid weet u dus zeker dat u altijd aan de wet voldoet.

Op elk gewenst moment doorschakelen

De kwaliteit van uw dienstverlening is erg belangrijk. Als een cliënt belt, wilt u hem of haar snel en gemakkelijk kunnen helpen. Maar wat als u toevallig een drukke werkdag heeft en niet opneemt bij het eerste belsignaal? Door te kiezen voor een advocaten telefoonservice kunt u naar wens doorverbinden met de cliënt.

Advocatuur telefoonservice door Voice of Secretary

Een virtuele assistent is overal bereikbaar en staat cliënten vriendelijk te woord. Ze werkt flexibel en kan zich aanpassen aan uw behoeftes en eisen. U bespaart dus tijd, omdat u niet te laat hoeft te reageren op verzoeken van een cliënt. Dit betekent meer tijd voor uzelf, u vermijdt stress en zorgt voor een hogere klanttevredenheid.

Benieuwd wat Voice of Secretary kan betekenen?

Binnen Voice of Secretary ontzorgen we veel juridische dienstverleners in hun klantcontact. Ook voor andere zakelijk dienstverleners zijn we al meer dan 20 jaar een betrouwbare partij. We zijn bekend met het juridische jargon en luisteren goed naar de cliënt. Met onze telefoonservice voor advocaten weet u zeker dat cliënten op een professionele wijze te woord worden gestaan en dat uw kantoor een professionele uitstraling heeft. We vormen een belangrijke schakel tussen de cliënt en uw kantoor en zorgen ervoor dat alle gegevens altijd goed ingevoerd worden in de agenda. Vraag een gratis proefperiode aan en ervaar de juridische affiniteit van onze telefonistes.

“Mijn cliënten hebben het gevoel dat ik veel secretaresses heb die allemaal precies op de hoogte zijn van mijn agenda.”

- Mr. Liane van de Vrugt, VédéVé Legal

Robin
8 september 2021
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram