Als een klant een afspraak wil boeken, wordt diegene rechtstreeks verbonden met een secretaresse van Voice of Secretary. Dit resulteert in meer afspraken en extra inkomsten voor je bedrijf omdat jij je ondertussen op belangrijke zaken kunt focussen. Wil je op een rustig moment liever zelf de telefoon aannemen en je eigen agenda beheren? Met onze service bepaal je zelf wanneer je ons inschakelt.
Tijdens het eerste klantcontact zal onze secretaresse vragen naar contactgegevens zoals e-mail, telefoonnummer en adres. Van alle contactmomenten wordt een gespreksverslag gemaakt zodat je de gegevens altijd kunt raadplegen op een later moment. Wij zorgen voor een goede samenwerking en communicatie tussen onze secretaresses en jouw team.
Het goed plannen van jouw afspraken betekent dat wij met verschillende factoren rekening moeten houden. Zo moeten we op de hoogte zijn hoeveel tijd een taak in beslag neemt en rekening houden met eventuele uitloop. Ook met zaken zoal reistijd houden wij rekening. Met een management assistant worden afspraken efficiënt ingepland en ben je het meest productief als ondernemer.
Werk je met gedeelde agenda's? Wij zorgen dat jouw agenda met de juiste collega's gedeeld wordt. Door meerdere agenda's te delen, is in één oogopslag duidelijk welke collega verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit. Ook tijdens het inplannen van meetings en andere afspraken zorgen wij ervoor dat collega's en klanten een link ontvangen in hun inbox en dat de agenda automatisch wordt geüpdatet.
Onze secretaresses verdiepen zich in je bedrijf en hebben ruime ervaring in uiteenlopende branches. Hierdoor kunnen ze naast het effectief beheren van je agenda ook een telefonische intake voor je uit handen nemen. Onze secretaresses zijn vertrouwd met jouw procedures en vormen echt een verlengstuk van je bedrijf. Klanten zullen denken dat ze rechtstreeks met een vaste medewerker verbonden zijn.
Zijn er eventuele veranderingen in terugkerende afspraken zoals vergaderingen of een overleg? Onze secretaresse controleert de agenda aan de hand van de gegevens die in ons systeem zijn opgeslagen. Zo ben je altijd op de hoogte van eventuele wijzigingen en kan zij belangrijke afspraken verplaatsen wanneer nodig.
Wij zorgen ervoor dat je meerdere agenda’s met elkaar kunt synchroniseren. Zo heb je vanaf ieder apparaat toegang tot je digitale agenda en blijf je op de hoogte van belangrijke wijzigingen.
Doordat wij e-mails, telefoonnummers en belangrijke informatie van klanten verzamelen kun je gepersonaliseerde acties en nieuwsbrieven versturen. Hierdoor kun je je dienstverlening verder professionaliseren en de klanttevredenheid verbeteren.
Benieuwd wat een secretaresse of management assistent van Voice of Secretary voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag dan nu jouw 15 dagen gratis proefperiode aan of neem vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen graag verder.
