Klantcontact uitbesteden bij een bureau of in-house verzorgen? Dé vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Het is natuurlijk verleidelijk om zelf de telefoon op te nemen en mailtjes te beantwoorden maar in de praktijk blijkt toch dat, wanneer je jouw telefoonaanname uitbesteed, dit bijdraagt aan een betere dienstverlening en een hogere klanttevredenheid vanwege de optimale telefonische bereikbaarheid. Benieuwd wat het uitbesteden van klantcontact voor jouw bedrijf kan opleveren? In deze blog zetten we de voordelen voor je op een rijtje.
1. Focus op core business
De kernactiviteiten van je onderneming staan voorop. Als jij zelf de telefoon en mailtjes beantwoordt, is het moeilijk om je ook nog eens te blijven focussen op je core business. In de praktijk levert dit vaak de volgende problemen op:
- Een hoge tijdsdruk omdat je vaak tussen afspraken door klanten moet bellen en mailen. Dit levert veel stress op en gaat ten koste van de aandacht die je op dat moment wilt besteden aan de klant. Jouw telefonische bereikbaarheid neemt af.
- Door drukte kun jij je agenda minder goed beheren en verlies je snel het overzicht. Ook is het lastig om ad hoc te schakelen en afspraken te wijzigen.
- Als ondernemer is het lastig om een goede werk-privébalans te vinden, vooral wanneer klanten ‘s avonds, in de weekenden en tijdens je vakantie contact opnemen.
- Sommige klanten zijn tijdens het bellen/mailen echt niet meer te stoppen. Hoe goed je het ook probeert uit te leggen, deze klanten blijven bellen of een e-mail sturen en vragen opnieuw om een afspraak in te plannen. Dit kost je als ondernemer veel tijd.
2. Goed klantcontact is essentieel voor jouw imago
Met de inzet van een virtual assistant of een klantenservice met jarenlange ervaring, kun je jouw dienstverlening een boost geven: je kunt o.a. klachten direct opvangen en klanten hoeven niet langer meer te wachten totdat ze te woord worden gestaan. Het opvangen van het directe klantcontact door een hierin gespecialiseerde service, zorgt voor een positieve ervaring en is een van de belangrijkste redenen dat klanten bij je terug zullen komen. Je wilt immers niet dat je, bijvoorbeeld door ziekte, jouw klanten niet meer te woord kunt staan. Bovendien kun je niet altijd even snel reageren op (snelle) berichtjes. Hier kan een klantenservice of contactcenter dus bij helpen. Resultaat? Je wordt gewaardeerd door klanten en andere betrokkenen.
3. Eenvoudiger real-time beslissingen nemen
De klantenservice ondersteunt je bedrijf met het in goede banen leiden van klachten en andere bijzondere situaties die zich voordoen. Zo kun je snel handelen en real-time beslissingen nemen, waardoor je de werkdruk aanzienlijk verlaagt. Ook kan een klantenservice of virtual assistant helpen bij administratieve zaken.
4. Klantenservice uitbesteden als je er niet bent
De klantenservice kan 24/7 reageren op klachten en bijzondere situaties. Een 24/7 bereikbaarheid is onmogelijk voor veel ondernemers, dus is het fijn als je weet dat er altijd iemand voor jouw klanten klaarstaat. Zo houd je meer tijd over voor je gezin en andere activiteiten terwijl binnenkomende gesprekken direct opgevangen worden.
5. Uitbesteden klantcontact voor flexibele dienstverlening
Je klantcontact uitbesteden biedt mogelijkheden om de dienstverlening goed aan te passen aan een groeiend bedrijf. Je kunt namelijk op ieder moment bepalen wanneer je wilt opschalen of wanneer je juist zelf de telefoon wilt opnemen. Voor kleine en startende ondernemers is dit vaak een groot voordeel, want je hebt toegang tot een flexibele dienst en hoeft zelf geen personeel in dienst te nemen. Op piekmomenten staan er dus altijd virtual assistants voor je klaar.
6. Telefoonservice is verlengstuk van jouw bedrijf
Een externe klantenservice is een verlengstuk van jouw bedrijf. Deze kan dus perfect aansluiten bij de tone of voice en doelstellingen van je onderneming. Een klantenservice geeft jouw bedrijf een professionele uitstraling en de telefonistes nemen altijd de tijd om alle vragen goed te beantwoorden.
7. Toename in netwerk & ondernemerschap
Samenwerken met een klantenservice kan voor je bedrijf een groter netwerk opleveren. Doordat je beter bereikbaar bent kun je meer klanten te woord staan en tegelijkertijd je producten en diensten uitbreiden. Het succes van je bedrijf staat of valt met jouw energie en kracht. Bij uitbesteding van klantcontact heb je meer tijd over voor de activiteiten die juist van toegevoegde waarde zijn voor je klanten. Als je klantgericht wilt blijven werken, dan is een klantenservice of contactcenter absoluut onmisbaar.
8. Bereikbaarheid bij storingen en calamiteiten
Wanneer er onverhoopt iets gebeurt binnen je bedrijf, bijvoorbeeld een technische storing, is het fijn als je zeker weet dat de klantenservice er is om vragen van klanten op te vangen. Totdat je de problemen hebt opgelost, kun je de klantenservice ook voor andere zaken benutten, bijvoorbeeld om je klanten te informeren over wat er aan de hand is en hoe lang het duurt voordat de problemen zijn opgelost.
9. Social media-bereikbaarheid
Social media kun je ook uitbesteden aan een klantenservice of contactcenter. Meldingen worden snel en accuraat opgelost, waardoor je online goed bereikbaar bent. Een externe partij kan bijvoorbeeld goed beoordelen welke berichten serieus zijn en hoe deze opgevolgd moeten worden. Een handige service om je klantcontact nog professioneler te maken. Social media zijn bovendien een goudmijn voor het vinden van nieuwe klanten. Door dit uit te besteden aan een externe klantenservice of contactcenter zal je bedrijf nog sneller groeien.
10. Gespecialiseerd in jouw branche
Een klantenservice of contact-center is altijd gespecialiseerd in de branche waarin jouw bedrijf zich bevindt, zodat ze vragen van klanten tijdens een gesprek snel herkennen en hierop adequaat kunnen reageren. Ook het werven nieuwe klanten krijgen is een van de vele voordelen van een callcenter.
11. Secretaresse op locatie
Via een externe klantenservice is het mogelijk om een secretaresse op locatie in te huren. De secretaresse helpt om de klantenservice binnen jouw bedrijf op te zetten en draagt bij aan groei en succes. Een secretaresse kan ook op locatie notuleren tijdens vergaderingen en besprekingen of e-mails versturen naar klanten. Hierdoor blijft er meer tijd over voor belangrijke klussen en kun je efficiënt werken.
12. Evenementen uitbesteden
Je kunt ook jouw evenementen uitbesteden bij een klantenservice. Zij verzorgen de complete begeleiding van jouw evenementen, zodat jij meer tijd overhoudt voor je bedrijf. Als je in overleg met een virtual assistant een evenement organiseert, weet je zeker dat alles netjes wordt geregeld. Zo geniet je van een ontspannen bezoekersavond of evenement.
Wij zijn de stem van jouw bedrijf
Als je twijfelt of een externe klantenservice wel bij jouw bedrijf past, is het slim om vooraf contact op te nemen. Bij Voice of Secretary nemen we ruim de tijd om alle mogelijkheden en wensen voor onze samenwerking te bespreken. Onze secretaresses zijn klantvriendelijk, altijd bereikbaar en helpen met de groei van je bedrijf. Je kunt onze service 15 dagen gratis proberen!
