Veel bedrijven hebben nog steeds last van de Corona maatregelen. Hierdoor kunnen zij hun rekeningen soms niet op tijd betalen. Vraag jij je af hoe je dit kunt voorkomen en welke stappen je kunt ondernemen om alsnog een factuur betaald te krijgen? Bij Voice of Secretary ontzorgen we ondernemers met betrekking tot hun klantcontact en helpen hen om hun bedrijf gezond te houden. Op basis van onze eigen ervaringen geven we een aantal handige tips en leggen we uit hoe je het beste kunt communiceren als je te maken krijgt met te late betalingen.

Onderzoek eerst zelf

Onderzoek eerst zelf waarom een openstaande factuur niet betaald wordt voordat je contact opneemt met de klant. Zo kun je bijvoorbeeld zelf een fout gemaakt hebben door de factuur naar het verkeerde adres te sturen. Ga ook na of alle gegevens op de factuur correct zijn. Het is natuurlijk ook mogelijk dat een klant niet tevreden is over je dienstverlening of een klacht heeft. Dit kunnen allemaal redenen zijn waarom de klant niet betaalt. Wanneer je zelf een eigen fout ontdekt en deze rechtzet, siert je dat als ondernemer en zullen klanten tevreden blijven over jouw customer service.

Toon begrip en denk mee

Veel ZZP'ers, MKB bedrijven maar ook grote ondernemingen zijn getroffen door de Corona maatregelen. Zowel als ondernemer maar vooral als mens heeft dit een grote impact. Als klantcontactcentrum krijgen wij regelmatig te maken met klanten van onze opdrachtgevers die hun facturen niet kunnen betalen. Uit ervaring weten we hoe belangrijk het is om begrip te tonen en mee te denken met de klant. We zijn en blijven allemaal mensen; dus het tonen van begrip en empathie is in deze situaties essentieel. Bovendien leidt consideratie met jouw klant vaak alsnog tot een snellere betaling.

Zoek samen met de klant naar oplossingen

Probeer om samen met de klant een oplossing te vinden. Vooral wanneer je eigen cashflow het toelaat is het belangrijk om nieuwe afspraken te maken over de betaling. Geef de ondernemer bijvoorbeeld de mogelijkheid om het bedrag in termijnen te betalen. Wellicht wacht de ondernemer zelf nog op facturen die betaald moeten worden. In dat geval kan er een nieuwe betalingstermijn overeengekomen worden. Vooral bij zelfstandige ondernemers en MKB'ers is het in deze tijd extra belangrijk om flexibel mee te bewegen en samen naar oplossingen te zoeken.

Check de kredietwaardigheid van nieuwe klanten

Als je op het punt staat om een relatie met een nieuwe klant aan te gaan is het belangrijk om een antecedentenonderzoek te doen en de kredietwaardigheid van deze partij te controleren. Dit kan door bijvoorbeeld een uittreksel op te vragen bij de Kamer van Koophandel. Zo krijg je inzicht in het betalingsgedrag van het bedrijf en de eventuele risico's die eraan verbonden zijn om met dit bedrijf zaken te doen. Zo voorkom je wellicht dat openstaande facturen in de toekomst niet betaald gaan worden.

Factureer correct en tijdig

Zorg ervoor dat een debiteur zijn factuur tijdig ontvangt. De klant heeft de geleverde producten of diensten dan nog vers in zijn herinnering staan, zal hierdoor meer betrokken zijn en het openstaande bedrag ook sneller overmaken. Als het langer duurt voordat je een factuur maakt zal een klant het belang hiervan minder voelen. Zoals eerder aangegeven: zorg dat je de factuur controleert op fouten. Zo voorkom je later discussies over het factuurbedrag en de betalingstermijn. 

Let op de betalingstermijn

Veel bedrijven werken met een betalingstermijn van 14 dagen maar dit is geen wettelijke betalingstermijn. Deze termijn is in de meeste gevallen 30 dagen en soms zelfs langer. Wettelijk gezien kunnen bedrijven geen betalingstermijn overeenkomen die langer duurt dan 60 dagen. Let er altijd goed op dat je niet te snel een herinnering traject begint nadat jouw reguliere betalingstermijn is verstreken. Je kunt uiteraard wel telefonisch contact met de klant opnemen om te informeren naar een openstaande factuur maar doe dit niet te snel.

Klantvriendelijkheid blijft belangrijk

Ook wanneer een klant langdurig niet in staat is om de facturen te betalen is het toch belangrijk om klantvriendelijk te blijven. De situatie voor de ondernemer is al moeilijk genoeg. Zorg dat de klant zich gerespecteerd blijft voelen. Toon begrip en zoek samen naar mogelijkheden. Uit ervaring weten we dat dit in de meeste gevallen uiteindelijk leidt tot het gewenste resultaat, ook als je lang op de betaling moet wachten.

Klant betaalt niet: telefonisch communiceren

Hoe zorg je ervoor dat je op de juiste manier communiceert over facturen die nog niet betaald zijn? Als expert in klantcontact weten we precies hoe we ondernemers moeten benaderen over achterstallige betalingen. We hebben de belangrijkste punten hieronder voor je samengevat:

• Zorg ervoor dat je aan de telefoon altijd vriendelijk en begripvol klinkt. Sommige klanten zijn al jarenlang loyaal aan je gebleven en hebben voorheen altijd op tijd hun facturen betaald. Een te strakke communicatie kan dan erg klantonvriendelijk overkomen, ook wanneer een betalingstermijn voor een eerste keer verlopen is. Wanneer je begripvol bent zal de klant ook beter naar je luisteren en meedenken over een passende oplossing.
• Probeer een idee te krijgen van de reden waarom de factuur nog niet betaald is. Stel bijvoorbeeld vragen over je dienstverlening en achterhaal of de klant nog steeds tevreden is.
• Je kunt een betalingsregeling overeenkomen of samen een andere oplossing zoeken. Vraag altijd aan de klant of ze zelf een passende oplossing voorhanden hebben.
• Als de voorgaande stappen mislukken ben je uiteindelijk genoodzaakt om betalingsherinneringen te sturen. Het is belangrijk dat je alle betalingsherinneringen goed documenteert voor een eventueel incassotraject. Wees helder in je communicatie over de vervolgstappen maar geef een klant altijd voldoende tijd om eerst een andere oplossing te zoeken. 

Incassobureau inschakelen

Blijft de betaling ook na een aanmaning uit? Je kunt dan als laatste stap een incassobureau inschakelen of een gerechtelijke procedure starten. Je moet je altijd afvragen of je het verschuldigde bedrag alsnog kunt innen met een incassotraject, zeker wanneer er buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht. Probeer goed in te schatten of een incassotraject leidt tot het gewenste resultaat en juist niet tot meer kosten voor jou als ondernemer. Komt een klant met juridische argumenten waarom hij of zij niet hoeft betalen? In dat geval kun je het beste een jurist inschakelen.

De wettelijke handelsrente

Zoals je wellicht weet heb je als schuldeiser recht op een wettelijke handelsrente over de periode dat een ondernemer te laat betaalt. Deze wettelijke regeling is van toepassing op alle handelsovereenkomsten. De wettelijke rente voor handelstransacties bedraagt 8,00 %. Echter raden wij aan om hier voorzichtig mee te zijn. Vooral wanneer je te maken hebt met vaste klanten moet je je afvragen of het zinvol is voor de relatie om extra kosten in rekening te brengen. Uiteraard ben je bij een langdurige wanbetaler wel genoodzaakt om bijvoorbeeld aanmanings- en incassokosten in rekening te brengen.

Late betalingen aan het MKB door grote ondernemingen

MKB ondernemers krijgen vaak te maken met grote bedrijven die te laat betalen. Vooral als het om hoge bedragen gaat kunnen ondernemers hierdoor in de problemen komen. Om hier iets aan te doen, heeft de Autoriteit Consument en Markt het tijdelijke Meldpunt Achterstallige Betalingen in het leven geroepen. Hier kunnen MKB ondernemers anoniem een melding doen wanneer grote bedrijven een langere betaaltermijn aanhouden dan wettelijk is vastgelegd. In januari 2022 worden de resultaten van het meldpunt onderzocht en gekeken of er een vaste toezichthouder aangesteld moet worden. Het meldpunt werd opgezet op verzoek van Mona Keijzer, staatssecretaris van Economische zaken.

Onredelijk lange betaaltermijnen

Als leverancier kan het voorkomen dat in een contract een onredelijke lange betaaltermijn wordt afgedwongen. In dat geval is het raadzaam om met andere leveranciers om tafel te gaan en het afdwingen van een langere betaaltermijn tegen te gaan. Vaak gebeurt dit vanuit een branche-organisatie. 

Onze eigen ervaring met customer service

Vanuit onze eigen ervaring in customer service weten we hoe belangrijk het is om de relatie met de klant goed te houden. Vooral in een tijd waarin veel ondernemers te maken krijgen met financiële tegenslagen door de Corona maatregelen is het belangrijk om soms flexibel te zijn met betalingstermijnen. Uiteraard moet je er wel scherp op blijven dat klanten hun factuur op tijd betalen maar in sommige gevallen lukt dat simpelweg niet. Je kunt een klantrelatie vergelijken met een huwelijk: Wanneer je onenigheid hebt met je partner ga je ook niet meteen dreigen met een echtscheiding. Zoek dus altijd eerst naar een passende oplossing. Daarnaast kunnen er ook andere redenen ten grondslag liggen aan een te late betaling. In dat geval is het belangrijk om de specifieke reden te achterhalen en hier iets mee te doen. Op deze manier bouw je aan sterke en langdurige relaties met jouw klant.

Moeite met communicatie over late betalingen?

Het uitbesteden van jouw klantcontact kan een interessante en voordelige optie zijn. Onze secretaresses nemen al meer dan 20 jaar het klantcontact uit handen voor bedrijven in uiteenlopende sectoren. Door onze ruime ervaring weten we hoe we moeten communiceren over betalingsachterstanden. Het uitbesteden van deze werkzaamheden aan derden maakt dat een goede klantrelatie behouden kan worden. Door te vertrouwen op onze expertise hoef je laat betalende klanten niet langer achter de vodden te zitten en kun je je focussen op de kerntaken van je onderneming. Benieuwd wat we kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op of vraag een gratis proefperiode aan van 15 dagen!